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A Efetividade, equilibrando Eficiência com as virtudes da Eficácia

Introdução

A filosofia nos ensina que existem hábitos bons, conhecidos como virtudes e hábitos ruins conhecidos como vícios.

Em nossos modelos mentais cultivamos alguns hábitos e para crescer, na busca da excelência pessoal e profissional, do autodomínio e do autocontrole devemos tomar ciência deles e procurar reduzir ao máximo os vícios e cultivar cada vez mais as virtudes.

Particularmente tenho grande admiração por muitas pessoas que ao longo dos anos contribuíram com teorias e com  melhores práticas nas empresas e no mundo dos negócios, principalmente por aqueles que em seu caráter cultivam princípios e valores que usam para contribuir com as pessoas e a sociedade como um todo. Só para citar alguns que trago em minha memória: Peter Senge que escreveu o livro “A Quinta Disciplina – A arte e a prática da Organização que Aprende” onde fala sobre Pensamento Sistêmico, Domínio Pessoal, Modelos Mentais, Visão Compartilhada e Aprendizagem em Equipe, pois pensa que uma organização só aprende na proporção que seus colaboradores aprendem. Jack Welch ex CEO da GE e o livro Paixão por Vencer e outros, Peter Drucker e seus ensinamentos sobre Gestão, Robert Kaplan e seus ensinamentos sobre planejamento gestão estratégia com o Balanced Scorecard, Philip Kotler, que tanto nos ensinou sobre Marketing, Malcon Gladwell, Idalberto Chiavenato e tantos outros.  Em 2005 num evento da HSM Management tive o prazer de conhecer pessoalmente alguns deles.

Neste artigo, além de apresentar resumidamente os conceitos que aprendi sobre Eficiência, Eficácia e Efetividade que considero muito importantes para qualquer profissional, vou apresentar também um resumo dos “7 hábitos das pessoas altamente eficazes e do Oitavo hábito” de Steven Covey.

A eficiência, a eficácia e a efetividade

Idalberto Chiavenato  em seu livro “Gerenciando com as Pessoas” quando nos apresenta alguns fatores de êxito no desenvolvimento da equipe de trabalho apresenta a seguinte tabela para esclarecer a diferença entre os termos Eficiência e Eficácia:

Eficiência – Fazer certo as coisas (de modo adequado) Eficácia – Fazer as coisas certas
Otimização na utilização dos recursos disponíveis. Otimização no alcance dos objetivos organizacionais.
Refere-se aos meios, ao caminho utilizado, às etapas seguidas. Refere-se aos fins, aos alvos, aos objetivos que se pretende alcançar.
É relacionada com os métodos, processos e rotinas de trabalho, com normas de ação e regulamentos. Está relacionado com os resultados, com os propósitos e finalidades.
Tem ênfase na burocracia. Tem ênfase nos objetivos/resultados.
Está ligada ao processamento do sistema (throughtput). Esta ligado à saída ou resultado do sistema (output).
Significa executar bem as coisas. Significa alcançar resultados.
É melhor maneira de executar. Busca o sucesso.
É orientada internamente para os recursos disponíveis. É orientada externamente para os objetivos organizacionais.
Tem visão voltada para o método, para os cursos de ação. Tem visão voltada para o resultado, para as conseqüências, para o fim.
Refere-se ao como fazer as coisas. Refere-se ao porquê das coisas.

Em resumo: Eficiência é fazer o trabalho solicitado, executar as tarefas otimizando o uso dos recursos. Eficácia é atingir o resultado. Efetividade é o equilíbrio entre eficiência e eficácia e para atingi-la é preciso pensar em manter o ambiente sustentável, apresentar resultados globais ao longo do tempo e isto requer inovação.

A partir de tais ensinamentos, quando eu penso em eficiência, lembro dos Funcionários que estão apenas interessados em cumprir suas tarefas operacionais, que obviamente são necessárias; quanto eu imagino eficácia, lembro do Colaborador que se preocupa não só em resolver suas tarefas, mas também em ajudar os outros membros da equipe a cumprirem as suas tarefas, pois sabe que o resultado depende do trabalho de todos e é preciso ter uma visão sistêmica para enxergar além do trabalho solicitado e do resultado almejado, olhando para a necessidade de quem solicitou seja o cliente, o usuário ou outro interessado. Só assim poderá ser criativo, contribuir com idéias e inovar em seu trabalho.

Quanto as virtudes que comentei no início do artigo, destaco estas propostas por Stephen R. Covey.

Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes

Hábito 1: Seja proativo

Ser proativo é mais do que tomar a iniciativa. É reconhecer que somos responsáveis pelas nossas próprias escolhas e que temos a liberdade de escolher com base em princípios e valores, mais do que em circunstâncias e condições. As pessoas proativas são agentes da mudança e escolhem não ser vítimas, não ser reativas, nem por a culpa nos outros. Ao praticar este princípio, você passa a assumir novos desafios, a aceitar responsabilidades e melhoram a produtividade final.

Hábito 2: Comece com o objetivo em mente

As pessoas, as famílias, os grupos e as organizações moldam o próprio futuro ao criarem uma imagem e um objetivo mental para qualquer projeto, seja ele grande ou pequeno. Não vivem apenas um dia após o outro, sem terem um objetivo claro em mente. Identificam-se e comprometem-se com os princípios, com os relacionamentos e com os objetivos que mais importam para eles. Antes de começar qualquer tarefa, o resultado final deve ser mentalizado. Continuamente, deve ser avaliado se o caminho que está sendo percorrido está correto e se levará ao destino traçado.

Hábito 3: Primeiro o mais importante

“Primeiro o mais importante” significa organizar e executar suas prioridades essenciais. Significa viver e ser conduzido pelos princípios que você mais valoriza, não por agendas e forças à sua volta. Este hábito incentiva a pessoa a agir e priorizar as tarefas que mais importam. Ensina a não perder tempo com o que não é prioritário e a focar as ações nas coisas mais importantes.

Hábito 4: Pense em ganha/ganha

Pensar em ganha/ganha é um estado de espírito que busca o benefício e o respeito mútuos em todas as relações humanas. É pensar em termos de abundância e oportunidades, e não em escassez e competições. Este hábito resolve conflitos e ajuda a pessoa a buscar soluções mutuamente benéficas, além de proporcionar relacionamentos pessoais e profissionais mais saudáveis e duradouros na vida pessoal e no trabalho.

Hábito 5: Procure primeiro compreender, depois ser compreendido (empatia)

Quando ouvimos mais com a intenção de compreender os outros do que com a de retrucar, começamos a construir a verdadeira comunicação e o verdadeiro relacionamento. As oportunidades para falar abertamente e ser mais bem compreendido surgem de modo mais fácil e espontâneo. Procurar compreender exige consideração, procurar ser entendido requer coragem. A eficácia reside no equilíbrio das duas coisas. A prática deste hábito, baseado na habilidade da escuta, favorece um entendimento mais profundo das questões e uma comunicação mais clara com as pessoas.

Hábito 6: Crie sinergia

A sinergia é a terceira alternativa – não do meu jeito, não do seu jeito, mas um terceiro, melhor do que qualquer um de nós possa apresentar. Ela é fruto do respeito, da valorização e até mesmo da exaltação das diferenças entre um e o outro. Trata de solucionar problemas, aproveitar oportunidades e resolver diferenças – não através de concessões (1 + 1 = 1 e ½), nem mesmo da cooperação (1 + 1 = 2), mas através da cooperação criativa (1 + 1 = 3 ou mais). Este hábito ensina a tirar proveito das diferenças e a descobrir opções e alternativas melhores do que o “meu jeito” ou o “seu jeito”.

Hábito 7: Afine o Instrumento

Afinar o instrumento refere-se a uma constante renovação de nós mesmos nas quatro principais áreas da vida: física, social/emocional, mental e espiritual. É o hábito que aumenta nossa capacidade para viver todos os outros hábitos com eficácia. A evolução contínua de cada um nas áreas social/emocional, física, intelectual e espiritual, aumentará significativamente a produtividade individual e a da empresa.

Da eficácia à grandeza

Estamos testemunhando uma das mais significativas mudanças de nossa História, especialmente dentro das corporações: a transição da Era Industrial para a Era do Conhecimento (ou da Informação). Essa transformação implica em não mais enxergar as pessoas como objetos, mas passar a considerá-las completas, feitas das quatro partes extraordinárias da nossa natureza: corpo, mente, emoções e espírito. Segundo Stephen R. Covey, essas quatro partes correspondem a quatro capacidades ou inteligências:

  • Inteligência Física ou corporal (sistemas respiratórios, circulatórios, e nervoso);
  • Inteligência Mental (capacidade crítica e de raciocínio, de pensar abstratamente, de usar a linguagem, de visualização e de compreensão);
  • Inteligência Emocional (Conhecimento que temos de nós mesmos, em nossa autoconsciência, percepção social, empatia e capacidade de nos comunicar com êxito com as outras pessoas); e
  • Inteligência Espiritual (a central e mais fundamental de todas as inteligências, porque é a fonte de orientação para as outras três).

Os 7 Hábitos tratam de como nos tornamos altamente eficazes.  Eles representam um marco de referência completo quanto a princípios universais, atemporais de caráter e de eficácia humana.

Ser uma pessoa ou organização eficaz não é mais uma opção no mundo de hoje – é o preço que pagamos para entrar em campo. Mas sobreviver, desabrochar, inovar, mostrar excelência e liderança, nesta nova realidade nos exigirão ir além da eficácia. O que a Era do Conhecimento exige e demanda é grandeza. É a realização, execução apaixonada e contribuição significativa. E isto está num plano, ou numa dimensão, diferente. São coisas de tipo diferente – tal como o significado difere em tipo, não em grau, do sucesso. Recorrer aos níveis mais elevados do gênio e da motivação humanos – o que chamaremos voz – exige uma nova atitude mental, uma nova habilidade, um novo conjunto de ferramentas, ou seja, um novo hábito.

Trata-se de ver e dominar o poder de uma terceira dimensão que se junta aos 7 Hábitos e atende o desafio da Era do Trabalhador do Conhecimento.

O 8º Hábito – Encontre a sua voz interior e inspire os outros a encontrar as deles

Este hábito representa o caminho para o grande lado promissor da realidade dos dias de hoje. É a “voz” do espírito humano – cheia de esperança e inteligência, resiliente por natureza, iluminada em seu potencial de servir o bem comum. Essa voz também abrange a alma da organização que sobreviverá, prosperará e terá impacto profundo no futuro da humanidade.

A “voz” é o nexo entre o talento (nossos dons e pontos fortes naturais), a paixão (aquelas coisas que nos energizam, empolgam, motivam e inspiram), a necessidade (incluindo o que o mundo precisa tanto que nos paga por isso) e a consciência (essa pequena voz silenciosa dentro de nós que nos diz o que é certo e nos impele a fazê-lo). Quando nos engajamos num trabalho que usa nosso talento e alimenta nossa paixão – que surge de uma grande necessidade do mundo que nossa consciência nos chama a atender -, é ali que estão nossa voz, nossa vocação, o código de nossa alma.

  • A liderança é uma escolha, não uma posição.
  • Tudo o que é necessário para que o mal triunfe é que os homens bons não façam nada.
  • Poucos de nós podem fazer grandes coisas, mas todos nós podemos fazer pequenas coisas com muito amor. – Madre Teresa.

Quando estamos inspirados por um grande propósito, um projeto extraordinário, todos os nossos pensamentos ultrapassam seus limites. Nossa mente transcende suas limitações, nossa consciência se expande em todas as direções e nos encontramos num mundo novo, grande e maravilhoso.

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Alguns mapas mentais:

Links:

Livros:

  • Gerenciando com as Pessoas – Transformando o executivo em um excelente gestor de pessoas, de Idalberto Chiavenato
  • Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, de Stephen R. Covey – editora: Best Seller
  • O Oitavo hábito – Da Eficácia à Grandeza,  de Stephen R. Covey
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O Empreendedor, o Administrador e o Técnico

Estamos vivendo uma nova onda dos negócios, com muito apoio ao empreendedorismo,  inovação,  startups, negócios online, e-commerce, etc. Anjos de negócio, Venture Capital, Crowdfunding ajudam a financiar a alavancagem inicial. Além disso as mídias sociais e a mobilidade com smartphones (iPhone e outros), tablets (iPad e outros), fornecem oportunidades que reduzem custo de ferramentas e marketing e facilitam a colaboração e a atuação do negócio em rede. O trabalho remoto também facilita os novos negócios, pois colaboradores podem executar suas tarefas em projetos a partir de suas próprias casas. Escrevi este artigo para incentivar aos pequenos novos empreendedores em seus negócios. No livro “Empreendedorismo Inovador“,  assim como outros artigos deste blog,  tem um material muito rico sobre Fundamentos de Negócios não só para iniciantes, mas também para quem busca a excelência na gestão e/ou busca inovação.

Extraí este texto do livro “Empreender – Fazendo a Diferença” da Editora Fundamento, autor Michael E. Gerber. O título original em inglês é  “The E-Myth Revisited”, que fala do mito empreendedor e decidi compartilhar com vocês. Empreendi ao longo de toda a minha vida adulta, e penso que nasci assim. Tive duas empresas na área de tecnologia e aprendi muito com cada uma delas, onde agi muito como técnico, como administrador executando e como empreendedor sonhando, criando e inovando. Penso e sinto que inovar e empreender é uma paixão, é mais fazer do que falar, é mais agir do que pensar, é fazer acontecer.

2010-Abr Espanha - San Sebastian - prédio

Cada indivíduo que abre um negócio é, na verdade, três pessoas em uma: O Empreendedor, o Administrador e o Técnico. Nós nos iludimos ao pensar que somos apenas uma pessoa. Neste ponto eu acredito que pessoas distintas se destacam em cada um destes pontos e por isso muitas vezes precisamos complementar com o apoio de outros colaboradores, sejam sócios, gestores ou outros parceiros de negócios.

Ocorre uma guerra no interior dos donos de todas as pequenas empresas; uma guerra de três forças: O Empreendedor, o Administrador e o Técnico. Infelizmente, é uma batalha que ninguém pode ganhar.

Veja a diferença entre estas personalidades:

O Empreendedor

A personalidade empreendedora transforma a situação mais trivial em uma oportunidade excepcional. O empreendedor é o visionário em nós: o sonhador, a energia por trás de toda atividade humana, a imaginação que alimenta o fogo do futuro, o canalizador da mudança. O Empreendedor vive no futuro, nunca no passado e, raramente no presente. Ele está mais feliz quando está livre para construir imagens do tipo “e se” e “se quando”. Na ciência, a personalidade empreendedora funciona na mais abstrata e menos pragmática área das partículas físicas, da matemática pura e da astronomia teórica; na arte, é bem-sucedido no tênue circulo da vanguarda; nos negócios, o Empreendedor é o inovador, o grande estrategista, o criador de novos métodos para criar ou penetrar nos mercados.

O Empreendedor é a nossa personalidade criativa, sempre lidando melhor com o desconhecido, estimulando o futuro, criando as probabilidades dentre as possibilidades, transformando o caos em harmonia. Toda forte personalidade empreendedora possui uma extraordinária necessidade de controle; como vive em um mundo visionário do futuro, ele precisa controlar as pessoas e os eventos do presente de forma que possa concentrar seus sonhos. Devido a sua necessidade de mudança, o Empreendedor cria um enorme caos a seu redor, uma preocupação já antecipada para aqueles incluídos em seus projetos. Com freqüência deixa os outros para trás rapidamente; quanto mais adiante ele está, maior é o esforço necessário para levar o grupo com ele.

Esta se torna a visão de mundo do empreendedor: um mundo construído tanto com a abundância de oportunidades quanto de ações lentas. O problema é: como ele pode perseguir as oportunidades sem ficar com os pés atolados? Em geral, ele opta por intimidar, perturbar, criticar, bajular, persuadir, gritar e, finalmente, quando todas as opções falham, ele promete o que for possível para manter o projeto em andamento. Para o Empreendedor, a maioria das pessoas representa problemas que se metem no meio do caminho até o seu sonho.

O principal trabalho de um empreendedor é imaginar e sonhar.

O Administrador

A personalidade administrativa é pragmática: sem o Administrador não haveria planejamento, ordem ou sequer previsões. O Administrador é aquela parte de nós que vai a uma loja de departamentos e compra potes plásticos de empilhar para neles organizar, sistematicamente, todas as porcas, buchas e parafusos dos mais diversos tamanhos existentes na garagem, identificando-os com todo o cuidado por gaveta; então ele pendura todas as ferramentas na parede em uma ordem impecável: jardinagem em uma parede, carpintaria em outra e, para ter certeza absoluta de que nada sairá da ordem, pinta uma figura de cada ferramenta na parede onde as pendurou!

Se o Empreendedor vive no futuro, o Administrador vive no passado. Onde o Empreendedor almeja controle, o Administrador almeja ordem. Onde o Empreendedor obtém sucesso, o Administrador se agarra compulsivamente ao status quo. Onde o Empreendedor invariavelmente vê uma oportunidade nos acontecimentos, o Administrador invariavelmente vê problemas.

O Administrador constrói uma casa e, então, vive nela para sempre. O Empreendedor constrói uma casa e, no momento em que ela fica pronta, começa a planejar a próxima.

O Administrador cria esquemas extremamente organizados para tudo. O Empreendedor cria coisas e o Administrador impõe regras a elas. O Administrador é quem corre atrás do Empreendedor para arrumar a bagunça; sem o Empreendedor não haveria bagunça para arrumar. Sem o Administrador não haveria nem negócios, nem sociedade; sem o Empreendedor não haveria inovação.

É a tensão entre a visão do Empreendedor e o pragmatismo do Administrador que cria a síntese da qual todos os grandes trabalhos nascem.

O Técnico

O Técnico é o executor. O lema do Técnico é: “Se você quer que o trabalho seja feito corretamente, faça você mesmo”. O Técnico adora consertar coisas: as coisas foram feitas para serem desmontadas e montadas de novo; a gente não deve sonhar com elas, mas, sim, executá-las.

Se o Empreendedor vive no futuro, e o Administrador no passado, o Técnico vive no presente: ele adora a sensação das coisas e o fato de que pode aprontá-las. Enquanto o Técnico está trabalhando, ele está feliz; mas tem de ser uma coisa de cada vez.

Ele sabe que duas coisas não podem ficar prontas ao mesmo tempo, pois só um tolo tentaria fazer isso; logo, ele trabalha constantemente e fica mais satisfeito quando está no controle do fluxo de trabalho. Dessa forma, o Técnico desconfia daqueles para quem trabalha, porque eles estão sempre tentando assumir mais trabalho do que é possível ou necessário.

Para o Técnico, pensar é improdutivo; a menos que seja sobre o trabalho que precisa ser feito. Assim, ele suspeita de idéias grandiosas ou abstrações: pensar não é trabalhar; acaba atrapalhando o trabalho. O Técnico não está interessado nas idéias, mas, sim, em “como executá-las”; para o Técnico, todas as idéias precisam ser restritas a uma metodologia, se o desejo é que tenham algum valor. E com uma boa razão: o Técnico sabe que, se não fosse por ele, o mundo teria mais problemas do que já tem. Nada ficaria pronto, mas muitos estariam pensando sobre isso. Vendo por outro ângulo, enquanto o Empreendedor sonha, o Administrador se preocupa e o Técnico considera o caso. O Técnico é um individualista determinado, pé-no-chão: semeia hoje para colher amanhã.

Ele é a espinha dorsal de toda tradição cultural, principalmente da nossa. Se o Técnico não tiver feito, a tarefa não fica pronta.

Todo mundo se mete no caminho do Técnico: o Empreendedor está sempre colocando um “abacaxi” em seu trabalho, com a criação de uma outra nova “idéia genial”; por outro lado, o Empreendedor está sempre criando um novo e interessante trabalho para o Técnico fazer, dessa forma estabelecendo uma relação semiótica em potencial. Infelizmente, isso raramente funciona dessa forma. Uma vez que a maioria das idéias do Empreendedor não funciona no mundo real, o Técnico geralmente fica frustrado e aborrecido por ser interrompido no meio da execução da tarefa que é necessária para tentar fazer algo novo, que provavelmente não tem a menor necessidade de ser feito.

O Administrador é também um problema para o Técnico, pois está determinado a impor ordens ao trabalho dele, para reduzi-lo a apenas uma parte do “sistema”; porém, por ser um individualista rude, o Técnico não suporta ser tratado dessa forma. Para o Técnico, “o sistema” é desumano, frio, sem vida e impessoal, transgride sua individualidade.

O trabalho é o que uma pessoa faz para o Administrador, entretanto, o trabalho é um sistema de resultados do qual o Técnico não é mais do que uma parte integrante. Para o Administrador, então o Técnico se torna um problema a ser administrado; para o Técnico, o Administrador se torna um intrometido a ser evitado. E, para ambos, o Empreendedor é alguém que, logo de cara já os coloca em maus lençóis!

Enfim

A raiz do problema é que todos nós temos um Empreendedor, um Administrador e um Técnico dentro de nós. E se eles estão igualmente equilibrados, sua união descreve um indivíduo incrivelmente competente. O Empreendedor estaria livre para se aventurar em novas áreas de interesse, o Administrador estaria solidificando a base das operações e o Técnico estaria fazendo o serviço técnico. Cada um produziria com satisfação o trabalho que faz melhor, contribuindo para a empresa da maneira mais produtiva possível. Infelizmente, nossa experiência indica que poucas pessoas no mundo dos negócios são abençoadas com tal equilíbrio; em vez disso, o típico dono de uma pequena empresa é só dez por cento Empreendedor, vinte por cento Administrador e setenta por cento Técnico.

O Empreendedor acorda com uma visão. O Administrador grita: – Ah, não!

E, enquanto, ambos estão discutindo, o Técnico aproveita a oportunidade para abrir o negócio por conta própria. Não para perseguir o sonho do Empreendedor, mas para, finalmente, assumir as rédeas do trabalho dos outros dois. Para o Técnico, é um sonho que se torna realidade: o Patrão está morto. Mas, para os negócios é um desastre, porque a pessoa errada está no comando: o Técnico está na chefia!

O trabalho do Empreendedor é antever os negócios de forma separada de você, o dono. Ele também faz todos os questionamentos certos sobre o porquê desse negócio, em oposição aos outros.

O limite do Técnico é determinado pelo quanto ele pode fazer sozinho; o Administrador é definido por quantos técnicos pode supervisionar efetivamente ou quantos gerentes subordinados ele pode organizar em um esforço produtivo; o limite do Empreendedor é uma função de quantos gerentes pode comprometer em seguir sua visão.

Sobre mim: aqui, Contato: aqui.

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Outros artigos e sites 

Livros

  • Empreendedorismo Inovador – Como criar Startups de Tecnologia no Brasil, 25 autores, Editora Évora.
  • Empreender Fazendo a Diferença, de Michael E. Gerber – Editora Fundamento. Para quem sabe fazer o pastel (técnico), mas quer ter uma pastelaria (empreender e administrar).
  • O Livro Negro do Empreendedor – Depois não diga que não foi avisado, de Fernando Trias – Editora BestSeller. Fala, entre muitas coisas úteis, sobre avaliação e seleção de idéias.
  • Business Think – Regras para acertar em cheio nos negócios, de Dave Marcum, Steve Smith e Mahan Khalsa – Editora Rocco, com direitos da Frankling Covey Co. Também ensina a trabalhar melhor as idéias.
  • Trabalhe 4 horas por semana, de Timothy Ferriss – Editora Planeta. Como obter mais resultados com menos esforços.
  • Getting things done – A arte de FAZER ACONTECER, de David Allen – Editora Campus. Uma fórmula anti-stress para estabelecer prioridades e entregar soluções. Ensina o método GTD para organizar o material de trabalho (stuff) e as atividades do dia a dia.
  • Desafio: Fazer Acontecer – A disciplina de execução nos negócios, de Larry Bossidy e Ram Charam – Editora Negócio. Título em inglês: Execution – The Discipline of Getting Things Done. Este livro está mais voltado para o Gerenciamento da Estratégia nas grandes organizações.
  • Empresa de Corpo, Mente e Alma – A empresa plena, inteira, equilibrada, de Roberto Tranjan – Editora Gente
  • Balanced Scorecard e a Gestão Estratégica, de Emílio Herrero Filho – Editora Campus

Alguns Mapas Mentais: