Mês: junho 2023

por

Tecnologia e IA em Gestão de Eventos

Em maio tive o privilégio de ministrar a palestra “Usando a TECNOLOGIA para facilitar a Gestão de EVENTOS“, no Fórum Eventos 2023, do Centro de convenções Frei Caneca de São Paulo. E neste mês de junho participei do painel “A Inteligência Artificial transformará completamente os eventos e o papel do gestor para sempre”, com Sandra Veloso (moderadora), Camilo Barros e Rodrigo Cézar, no Congresso MICE e Feira EBS (Evento Business Show) no Centro de Convenções Rebouças de São Paulo – SP (2023). Na minha preparação para a apresentação da palestra pesquisei e estudei um pouco mais sobre as novidades e tendências tecnológicas em eventos, que agora compartilho neste post.

Fórum Eventos 2023 no Centro de convenções Frei Caneca de São Paulo

Atualmente os maiores Eventos do mundo fazem uso intensivo de Tecnologia em todas as suas etapas, desde a divulgação, inscrição, recepção dos participantes, entrega de uma experiência inesquecível, acompanhamento durante o evento, até os agradecimentos e continuidade da relação pós-evento.

E todo esse processo ocorrendo com uma gestão tecnológica apropriada.

Algumas informações sobre o Setor de Eventos

Vejamos algumas estatísticas de marketing de eventos em 2023, segundo a Bizzabo:

  • 60% da liderança nas empresas acredita que os eventos são o canal de marketing mais crítico para atingir as metas de negócios
  • 90% dos profissionais de eventos concordam que a tecnologia pode ter um impacto positivo no sucesso de seus eventos.
  • A tecnologia de eventos pode aumentar a participação em eventos em 20% e a produtividade em 27%

Mas o que significa Tecnologia em Eventos

Significa o uso de quaisquer ferramentas como: Equipamentos, Aplicativos e Softwares para Planejar, Executar e Medir um evento.

E a tecnologia pode contribuir de diversas formas em eventos, por exemplo:

  • Marketing – com construtor de sites, ferramentas de marketing por e-mail e mídia social, fluxos de registro personalizados, códigos promocionais e links de rastreamento
  • Conteúdo – na geração de textos e imagens com IA Generativa ou aplicações tradicionais, na criação e edição de agenda, no gerenciamento de registro de sessões e portais de palestrantes
  • Gerenciamento do evento – com emissão de bilhetes e registro, gerenciamento de acesso, gerenciamento de contatos e relatórios de eventos
  • Gestão de patrocinadores – no gerenciamento de patrocinadores e leads, e ferramentas de pontuação
  • Engajamento – com aplicativos móveis, local virtual, enquetes em sessão, perguntas e respostas, canais de bate-papo, aplausos e reações virtuais, acessibilidade entre dispositivos, integrações de mídia social, Chatbots de IA e muito mais
  • Networking – mensagens 1:1, pesquisa e navegação na comunidade e capacidade de agendar reuniões com todos os participantes
  • Gravação e transmissão – com tecnologia para gravar sessões para que os participantes possam assistir sob demanda (streaming)
  • Plataformas virtuais
  • Diagramação de planta baixa
  • Equipamentos eletrônicos de segurança
  • Experiências personalizadas

O Essencial para um bom Evento

Um site de evento amigável, um processo de registro intuitivo, um aplicativo móvel envolvente e ferramentas táticas de marketing são exemplos de soluções de tecnologia que contribuem para um evento agradável.

Além disso, o uso de indicadores de desempenho (KPIs) podem ajudar: a aumentar o reconhecimento da marca, criar relacionamentos duradouros com os participantes, fornecer treinamento e soluções, gerar leads qualificados e até gerar oportunidades de vendas no futuro.

Entre as métricas (KPIs) mais importantes, destaca-se:

  • Taxa de conversão de inscrições – número de inscrições em relação ao número de visitantes únicos
  • Taxa de comparecimento – número de participantes que compareceram em relação aos inscritos
  • Engajamento nas redes sociais – referente a curtidas, compartilhamentos e comentários
  • Feedback do participante – resultado da avaliação das opiniões dos participantes em relação à organização, local, atividades e outros aspectos
  • Retorno sobre investimento (ROI) – retorno financeiro do evento em relação aos custos de produção
  • Leads gerados no evento – número de leads gerados no evento, ou seja, pessoas que demonstraram interesse no produto ou serviço oferecido pelo evento
  • Nível de satisfação dos patrocinadores – satisfação em relação ao evento, avaliando a qualidade das oportunidades de marketing e os benefícios oferecidos a eles

Algumas características comuns em Softwares de Gestão de Eventos

  • Gerenciamento de tarefas e cronogramas: um software para gestão de eventos deve permitir que os usuários criem e gerenciem tarefas e cronogramas de maneira fácil e eficiente, para que possam manter o controle sobre todos os aspectos do evento.
  • Gerenciamento de fornecedores: o software deve permitir que os usuários gerenciem facilmente fornecedores e contratos relacionados ao evento, incluindo pagamentos e acordos de serviço.
  • Gerenciamento de orçamento: um software para gestão de eventos deve permitir que os usuários gerenciem orçamentos e despesas, rastreando gastos e receitas em tempo real para garantir que o evento esteja dentro do orçamento.
  • Gerenciamento de inscrições e participantes: um software para gestão de eventos deve permitir que os usuários gerenciem facilmente as inscrições dos participantes, incluindo o registro, o pagamento e o controle de acesso ao evento.
  • Análise de dados: um software para gestão de eventos deve permitir que os usuários analisem dados do evento em tempo real, para que possam tomar decisões informadas sobre melhorias no evento e medir o sucesso.
  • Personalização: um software para gestão de eventos deve permitir que os usuários personalizem a interface e as funcionalidades do software para atender às necessidades específicas do seu evento.
  • Integração: um software para gestão de eventos deve permitir a integração com outras ferramentas e plataformas, como ferramentas de marketing, CRM e ferramentas de gestão de projetos, para que as informações possam ser compartilhadas e usadas de forma eficiente.

O que é recomendado ao Gestor Tecnologista de eventos

  • Entender os objetivos, operações e tecnologia do evento.
  • Ter excelentes habilidades de comunicação e gerenciamento de projetos.
  • Se sentir confortável lidando com os meandros dos dados de eventos.
  • Gostar de pesquisar e identificar soluções.
  • Gostar de identificar tendências tecnológicas crescentes no setor.
  • Gostar de alinhar as necessidades do evento com soluções de tecnologia

Como a Inteligência Artificial (IA) pode ajudar

Em primeiro lugar, na prática não temos essa tal de IA, o que existe são sistemas computacionais ou aplicativos, fornecidos por diversos fornecedores que utilizam modelos inteligentes, onde cada sistema tem suas características e utilizam de técnicas de IA como Visão Computacional, Processamento de Linguagem Natural, Reconhecimento de Fala e Aprendizado de Máquina. Alguns desses sistemas podem ser muito úteis em marketing e na gestão de eventos como um todo.

Painel do Congresso MICE no Centro de Convenções Rebouças de São Paulo

Assim, a tal IA pode ser vista como uma auxiliar que pode ser útil em todas as etapas na gestão um projeto de evento, por exemplo:

1 – Na preparação da campanha de marketing para divulgação do evento, com o uso de aplicações apropriadas e IA generativa (Chatbots inteligente para geração de textos, imagens, áudios, vídeos, …) para facilitar a preparação de conteúdo, seja texto (exemplo ChatGPT), imagens (MidJourney, Stable Diffusion, Dall E-2, Jasper, …) , áudio e vídeo (Dreamix, …), até mesmo com uso de avatares inteligentes (D-ID, …) para conversação com prospects, clientes etc. Tais conteúdos podem ser disponibilizados no site do evento, em mídias sociais. Durante o evento conteúdos planejados podem ser disponibilizados em telas digitais apropriadas (painéis).

2 – No cadastramento com a identificação do cliente, por exemplo capturando imagens da face para maior segurança ou na configuração do crachá NFC, ou App Mobile.

3 – Na entrada ao evento, fazendo a autenticação via reconhecimento visual da face, que utiliza técnicas IA de visão computacional ou no reconhecimento do crachá. O uso de crachá NFC ou App Mobile facilita o rastreamento do usuário durante a locomoção no evento.

4 – Em Informação: usando Robôs, ou Avatares com assistentes de voz inteligentes para comunicação com os participantes clientes ou visitantes, para informação e esclarecimento de dúvidas.

5 – Com equipamentos ou dispositivos que utilizam IA embutida para fornecer informação, diversão e até mesmo encantamento aos visitantes.

6 – No sistema de gestão de eventos, para fornecer informações avançadas de analytics que utilizam aprendizagem de máquina.

7 – Em ambiente Metaverso, vide: O papel da Inteligência Artificial no Metaverso

8 – Embutida em Drones, para eventos externos.

9 – Após o evento na preparação de conteúdo de comunicação

10 – Embutida em sistemas de gestão das aplicações (Apps) do Evento disponibilizadas para Smartphones.

Considerações Finais

A tecnologia e a IA vieram para ficar, felizmente elas nos trazem muitas ferramentas e possibilidades de facilitar nosso trabalho como profissionais de quaisquer setores da economia em quaisquer área funcional de empresas de todos os portes, mas para isso é preciso buscar conhecer seus fundamentos, descobrir como pode ser usada, que aplicações estão disponíveis, que empresas estão utilizando com sucesso, etc.

Ouça podcasts sobre o mundo em transformação digital no TrenDs News.

Sobre mim: aqui. Contato: aqui.

Abraços, @neigrando

Sobre o autor

Nei Grando, diretor da Strategius, é consultor e palestrante em temas relacionados com inovação e transformação digital; pesquisador em inteligência artificial; conselheiro de empresas e mentor de startups. Autor do blog neigrando.com – Mestre em ciências pela FEA-USP. Teve duas empresas de software e soluções de TI, onde conduziu o desenvolvimento de portais, plataformas digitais de negócios e outros produtos. Organizador e um dos autores do livro “Empreendedorismo inovador”, e autor em outros três. Como professor, atualmente ministra a disciplina “Fundamentos de Inteligência Artificial” em curso MBA da ESPM. 

Artigos relacionados